Comment maitriser aisement Outlook ?

Microsoft Office Outlook est à la fois une application de courrier numérique propriétaire et un outil de gestion personnalisé des informations. Techniquement, il s’agit d’une suite de programme informatique de Microsoft Office comportant de courrier, de gestionnaire de contact, de gestionnaire de tâche, de partage de boîte email, de Schedule de réunions et de calendrier. Pour bien le manipuler, il faut bien le maîtriser. Voici nos conseils et astuces !

Outlook : présentation générale

Microsoft Office Outlook est un logiciel permettant de gérer à la fois la boîte de courriels, le contact, le calendrier, la tâche et certains emplois de temps dans un même espace. Techniquement, avec Outlook, vous pouvez :

Paramétrer votre compte Outlook,
Echanger des courriers électroniques,
Créer des contacts,
Utiliser des tâches,
Utiliser et gérer MOO,
Naviguer parmi les différentes fonctionnalités MOO,
Modifier les boutons qui s’affichent dans la barre d’accès rapide,
Joindre sa signature électronique et pièces utiles au courrier,
Enregistrer les pièces jointes,
L’installer sur Windows, iOS ou Android,
Paramétrer son rendez-vous, réunion, rappel,
Imprimer une tâche, contact, courrier électronique, calendrier, etc.

Outlook propose différentes versions compatibles avec Windows, iOS et Android. A savoir : MOO 97, MOO 98, MOO 2000 ou 9, MOO 2002 ou 10 ou XP, MOO 2003 ou 11, MOO 2007 ou 12, MOO 2010 ou 14, MOO 2013 ou 15 avec MOO 365, MOO 2016 avec MOO 365 ou MOO 2013, MOO 2016 avec MOO 365 ou MOO 2016, MOO 2019 avec MOO 365 ou 2019. La version compatible pour Macintosh a été réintroduite sur MOO 2011.

Outlook : comprendre la différence entre les différentes versions

En premier lieu, vous devez savoir dissocier les fonctionnalités intégrées dans les 4 versions d’Outlook :

Avec MOO 2007, vous pouvez trouver les rubriques suivantes : ruban, barre des tâches, contrôle du profil calendrier, transfert des données enregistrées sur le calendrier, publication des calendriers en ligne ou sur un serveur webdav, agrégateur RSS, envoi de données textuelles et imageries vers votre téléphonie mobile, mémorisation des messages en fichier xps ou pdf, visualisation des pièces jointes avant envoi de courrier, recherche instantanée via WDS intégré,
Avec MOO 2010, vous trouver les interfaces suivantes : ruban, carte de contact, barre des tâches optimisées,
Avec MOO 2013, vous pouvez profiter : utilisation en mode tactile des certaines tâches (supprimer répondre, transférer, etc.), convertir un message en tâche, affichage de la barre des vues, présence OSC, introduction du connecteur à Hotmail et Outlook.com, réponse aux messages depuis la rubrique de lecture, fonctionnalité messagerie sur Apple Watch,
Et avec MOO 2016, vous pouvez ajouter : internationalisation des coordonnées de messagerie, groupe de distribution, police mandarine, liste de pièces jointes, triage de message de faible niveau de priorité.

Outlook : autres conseils et astuces indispensables

Voici nos trucs ou astuces pour bien s’y familiariser.

De primes abords, utilisez les différentes raccourcis clavier nécessaires au quotidien. Par exemple : Alt+R, Alt+L, Alt+S, Alt+W, F3, F9, Ctrl+P, Ctrl+S, Ctrl+N, Ctrl+chiffre… Ensuite, respectez les règles de rangement automatique des courriers. De plus, concevez un modèle de mail et un compte gmail sur MOO pour plus de rapidité. Aussi, cliquez sur « assurer suivi » pour convertir le courrier en tâche.

Puis, selectionnez une réponse automatique pour justifier votre absence ou congé ou vacance. En outre, créez une nouvelle signature pour authentifier votre courrier. Par ailleurs, personnaliser la police et couleur par défaut du visuel MOO.

Enfin, vous pouvez également :